Organisation

Les archives départementales s'organisent en plusieurs services spécialisés :




Service du monde du travail

L’intervention des Conseils Généraux dans le domaine des archives privées est facultative. Pendant longtemps, les fonds d'archives privés des archives du Calvados se constituaient essentiellement d'archives seigneuriales, familiales ou de papiers d'érudits. Il y a vingt ans, une décision politique a été prise par le Conseil Général à la fermeture en 1993 de la Société Métallurgique de Normandie, qui représentait le seul complexe sidérurgique de l'Ouest et l'usine la plus importante du Calvados et qui a employé des milliers d'ouvriers au cours du XX e siècle. Les députés du département ont souhaité garder une trace des activités et de l'histoire de cette structure pour témoigner des mutations et des crises économiques du territoire. Ainsi le Conseil Général a créé un pôle d'archives du Monde du travail. Durant ces vingt dernières années, s'y est ajouté, au celles de syndicats ouvriers, patronaux et d'associations jouant un rôle dans le tissu social et économique du département. Les archives du Monde du travail représentent aujourd'hui plus de 9 kilomètres de fonds. A celui de la SMN c'est ajouté le drame économique régional de Moulinex en 2001, laissant aux Archives du Calvados des documents administratifs, mais également un exemplaire de chaque objet électroménager et de leur prototype. En vingt ans d'existence, le service composé de deux archivistes (dont un ancien ouvrier de Moulinex maintenant en retraire) ont manipulé plus de 500 tonnes de dossiers et d'objets, dont la moitié en vrac, l'équivalent de 150 000 boîtes d'archives. Actuellement, cinq kilomètres linéaires d'archives ont été classé et conditionné dans les normes , les deux tiers sont consultables.

Service des archives anciennes

 D. Marie, est entrée aux Archives du Calvados il y a deux ans, par la petite porte. Repérée par l'ancien directeur pour ses compétences en paléographie lorsqu'elle était étudiante en licence, elle est aujourd'hui à la responsabilité de la gestion du service des archives anciennes. Elle classe les archives anciennes produites avant 1790. Le fonds de ces collections est constitué de documents relatifs aux actes du pouvoir souverain (série A), des documents se rapportant aux activités administratives avant 1790 (série C), des archives des instructions publiques, des sciences et des arts (série D), les archives des clergés séculiers (série G), et des clergé réguliers (série H), et en enfin des archives protestantes (série I). Elle répond aussi aux demandes à distance des chercheurs. Il s'agit de transmettre, par exemple, la reproduction numérique d'un documents, d'apporter des précision sur un document, ou de faire quelques recherches dans les magasins pour les chercheurs... En revanche jamais elle ne se substitua à leur travail de recherches. D. Marie n'est pas encore titulaire du poste qu'elle occupe, mais projette de passer les concours de la fonction publique après la validation du master d'Histoire qu'elle prépare parallèlement à son travail.

  

Service des archives communales

Cadre de loi du dépôt des archives des communales

Les services d'Archives départementales sont chargées de conserver les archives des communes depuis la loi du 21 décembre 1970. Cette loi prescrit le dépôt obligatoire des archives anciennes des communes de moins de deux mille habitants aux Archives départementales. Ces dépôts comprennent «les registres d'état civil de plus de cent cinquante ans, les documents cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et tous les autres documents de plus de trente ans». Ainsi depuis plus de quarante ans, le service dédié aux archives communales aux Archives du Calvados à totalisé la visite d'inspection réglementaire des 650 communes de moins de deux mille habitants que compte le Calvados et conserve 4 kilomètres linéaires d'archives communales. En règle générale, les communes ne présentent pas de réticence à confier ses archives car elles ne disposent pas de locaux et de personnel spécialisé. De plus, les communes restes inaliénablement propriétaire de leurs archives et cette prise en charge ne leur est pas facturée.

On ne sera ainsi pas étonné de voir parmi la liste des communes déposante certaines de plus de deux mille habitants. Les archives départementales du Calvados ont notamment été chargées dès 1936, puis en 1944 de sauvegarder la mémoire des communes de Falaise et de Caen. Avec l'accord des élus, les Archives du Calvados mettent en pratique l'esprit de la loi en proposant des dépôts anticipés des documents ne revêtant plus d'un intérêt administratif mais pouvant présenter dès aujourd'hui un intérêt historique.

Organisation et mission des services des collectivités

J-M Lebeurier est l'attaché de conservation chargé de la gestion des archives communales et des archives notariales. Son travail est principalement axé sur la mission de collecter les archives auprès des mairies des communes du département¹. Il conseil les communes dans leurs versements d'archives. A chaque versement, les communes doivent remplir un bordereau qui fait le détail des cartons contenant les archives qui seront conservées dans les bâtiments des Archives du Calvados. Ainsi, J-M Lebeurier est souvent en déplacement. Au cours de ses visites, il a souvent l'occasion de découvrir les lieux de conservation des archives dans les communes. Et il s'avère que les conditions dans lesquels les archives sont conditionnées ne sont pas toujours optimal (greniers et caves humides). Son travail est alors aussi de sensibiliser les communes à la conservation préventive des documents administratifs.

L'équipe des archives communales est composée de cinq personnes prenant en charges annuellement 150 mètres linéaires de documents d'archives. Cette équipe classe, répertorie, conditionne selon un cadre de classement près-établie la plupart du temps². Les archivistes attribue la cote lors d'un versement d'une commune, cette cote comporte les lettres EDT (E correspondant à la série des archives communales au sein des Archives du Calvados ; DT signifiant dépôt). Ainsi après le classement et estampillage des documents le répertoire est remis au maire de la commune et mis en ligne dans des fichiers au format PDF. Les archives départementales proposent aujourd'hui l'inventaire des fonds de 385 communes répertoriées par le biais d'internet, soit environ 2 kilomètres linéaires d'archives classées. En outre, le service des archives communales traite les archives des syndicats intercommunaux, des communautés de communes, des sociétés d'économie mixte à compétence communale (la société d’Équipement de Basse-Normandie, par exemple, dont certaines archives concernent des communes de la Manche et de l'Orne) et d'autres archives (archives paroissiales, archives de perceptions, archives des écoles) sauvegardées à l'occasion de déplacements en mairie.

L'équipe se doit de faire un effort de sauvegarde en microfilmant systématiquement certains documents tels que les registres de délibérations y compris ceux du XX e siècle empruntés aux mairies, les registres paroissiaux et d'état civil, les anciens documents cadastraux, les listes électorales, et les listes nominatives de recensement de population...). Ceci permet d'obtenir en plus d'un support de sauvegarde, une base pour une numérisation progressive suivie d'une mise en ligne, évitant la manipulation des documents par les chercheurs. Les Archives du Calvados, obtiennent la reproduction de leurs archives sous forme de micro-films réalisés par les sœurs du couvent de Bayeux. Le service départementales est à l'heure actuelle en possession de quelques milliers de bobines micro-films. Leur matrice sont conservées dans un bâtiment situé dans le centre de la France. Une mission de valorisation est aussi assuré aux chercheurs désirant obtenir des informations ou bien des numérisation de documents. L. Roussel est chargée de répondre à cette mission en plus du travail de classement.

Après la visite du service avec J-M Lebeurier, je suis allée en salle de tri avec J. Lair et C. Champeau. J'ai eu l'occasion de classer une partie du fonds d'une commune. Le classement à consisté à regrouper par activtés les archives de culte. Puis de procéder au rangement par ordre chronologique. J'ai aussi estampillé ces documents puis les ai reconditionné dans des chemises sur lesquelles j'ai inscris la cote qui a était attribuée ainsi que l'intitulé du dossier.

1La procédure de versement par bordereau est plus précisément expliquée dans la chapitre sur le service des archives contemporaines.

2Consultation du cadre de classement des archives communales dans l'Abrégé d'archivistique p.152-153.

  

Service des archives notariales

S'agissant des archives notariales, J-M Lebeurier est responsable des archives notariales, celles-ci appartenant au pôle des archives des collectivités. M. Bouchard est chargée de la collecte, du classement et de l'indexation des archives notariales. Un gros travail de sensibilisation, m'a-t-elle expliqué, est à faire auprès des notaires souvent peu soucieux et scrupuleux du sort des archives. M. Bouchard doit entre autre négocier certains versements. Son travail principal consiste en la création de base de données permettant de relier entre eux des fonds des études dont les dates de versement et les noms des notaires dispersent, les archives entre elles. C'est un gros travail de «refonte». Le fonds des archives notariales représente un kilomètre de dossier client (répertorié sous la cote 9E, ils ne sont pas communicables) et quatre kilomètre de minutes (8E) et de tabellions (7E) dont d'arriéré s'accumule, les fonds privilégiés étant ceux du 18e et du 19e car plus consultés par les chercheurs.

  

Archives contemporaines

Présentation du service

 

Le service des archives contemporaines du Calvados est chargé de gérer au quotidien les quelques 450 services et établissements publics de ressort du département et de la région. Les archivistes de ce service assurent sous la responsabilité du directeur, l’instruction des actions de contrôle scientifique et technique de l’État¹. Ces archivistes collectent, classent et conservent les archives produites dans le contexte des institutions contemporaines. A terme, la conservation de ces archives répond à un triple intérêt :

• administratif: pour assurer efficacement la gestion courante de ses missions, un service doit pouvoir disposer en permanence des informations qui lui sont utiles (continuité de son action administrative et aide à la prise de décision) ;
• juridique ou probatoire: pouvoir, tant du côté du service que de ses usagers, disposer des documents permettant d’établir les preuves de ses droits et obligations en cas de contestation;
• historique : préserver la mémoire des actions menées par les services et établissements publics.

On peut dès aujourd'hui estimer qu'une partie des documents actuels, qui n’ont pour l’instant qu’un intérêt purement administratif, prendront, à plus ou moins long terme, une valeur historique. Sans la prise en compte de cette notion d’évolution de la valeur et de l’intérêt des documents, nous serions privés d’un patrimoine écrit, figuré ou oral, précieux par son originalité. De plus, certains documents conservent durablement leur valeur probante (état civil, cadastre, hypothèques…).

Missions des archivistes au sein du pôle des archives contemporaines

Le service des archives contemporaines s'organise en trois niveaux hiérarchiques. Une archiviste cadre, M-E Enderlé, est chargée de la gestion globale du service. Ces fonctions sont principalement d'exercer des missions de conseil et d'information auprès des services producteurs. Le service des archives contemporaines met en place et à disposition des outils d'aide à l'archivage (plan de classement, tableau de gestion...) à l'attention des servies producteurs . M-E Enderlé aidée de M. Le Foll, accompagnent les services versant dans chaque projet préparant un sort aux archives. Ces projets peuvent être de différentes natures: premier versement, reprise d'arriéré, projet d'archivage électronique. Elles ont la responsabilité du contrôle des projets d'externalisation des archives publiques et de l'encadrement des visas d'élimination. Bien plus, leur mission se situe aussi du côté de la gestion des documents (pas encore devenus archives) au sein des services producteur afin de gérer aux mieux les futurs versement. A la suite d'un versement, M-E Enderlé et M. Le Foll vérifient les versements à l'aide des bordereaux remplis par le service versant et réalisent à la suite un classement et des instruments de recherches définitifs. Elles peuvent également apporter des conseils dans l'aménagement de locaux d'archivage ou de pré-archivage, et intervenir dans des situations d'urgences tels que des déménagement ou encore en cas d'inondations survenues dans les services du Conseil général.

Chronologie d'un versement

Au cours de mon stage j'ai eu l'occasion d'accompagner M. Le Foll dans sa visite à un service social du Conseil général. Ainsi, comme le service versant, j'étais novice en matière de versements d'archives. J'ai donc bénéficié d'informations claires et précises sur les démarches à suivent pour la préparation d'un versement.

Chaque versement, d'un service producteur à un service de conservation nécessite une préparation en amont. Le service des archives contemporaines se doit d'avoir un rôle de conseiller auprès des services versant. Pour les premières collaborations (chaque année des prises de contact se font entre les services du conseil général et les Archives départementales), les archives départementales fournissent aux services versant un tableau de gestion qui fait état de tous les types de documents que les services sont susceptibles d'avoir produit et qui donne des renseignements sur la durée de vie de ces documents, leur communicabilités et leur sort final (les services versant ayant effectué déjà plusieurs versements sont en possession de ce tableau de gestion et peuvent y avoir recours pour le versement suivant).

A chaque versement des services producteurs, l'outil de l'archiviste est le bordereau de versement. Ce document fait le détaille de la liste des dossiers versés par les services versants au service d’archives (service receveur). C’est un document réglementaire et contractuel de prise en charge des archives par la direction des Archives départementales. Une rédaction claire et saisie à l’informatique en fera un instrument de recherche utile pour le service versant comme pour les Archives départementales et son public de chercheurs. Pour rédiger ce bordereau, le service peut s’appuyer sur les instructions de tri ou les tableaux de gestion des documents qui auront pu être établis en partenariat avec les Archives départementales. Le bordereau de versement est rédigé en trois exemplaires, chacun portant la signature du responsable du service et envoyé au moins un mois avant la date prévue pour le versement. Après contrôle et demande de corrections éventuelles, un numéro de versement est attribué (numéro à quatre chiffres suivi de la lettre W).

Le fichier informatique correspondant est transmis dans sa dernière version validée. Les Archives départementales du Calvados ont le projet de passer par le logiciel MNESYS pouvant servir d'interface ceci facilitant les échanges entre les services versant et le service de conservation notamment lors des modifications du bordereau de versement.

Outre la rédaction du bordereau de versement, le service versant est chargé de préparer les documents et les boîtes à verser: ôter les élastiques, les agrafes, les trombones ; prévoir un conditionnement en chemise ou sous-chemise afin de maintenir les documents ensemble et de réduire les risques de dégradation des documents ; utiliser des boîtes d’archives de 10 centimètres de largeur pour faciliter leur manipulation par les archivistes et gagner de la place dans les magasins ;remplir les boîtes sans excès (ni trop remplies, ni trop peu); indiquer sur chaque boîte, le numéro de versement et le numéro d’ordre de la boîte. Le transfert des documents est à la charge du service versant. Lorsque le versement a été vérifié par le pôle des archives contemporaines, un exemplaire du bordereau de versement, signé par le directeur des Archives départementales, est retourné au service pour preuve de prise en charge et lui servira pour toute demande ultérieure de dossier. Les deux autres exemplaires sont conservés par les Archives départementales pour le suivi des versements des services.

La livraison aux bâtiments des Archives départementales à lieu sur le quai de livraison. A leur arrivée, les cartons sont acheminés en salle de tri ou en magasin d'accroissement. Le classement des fonds archives contemporaines est réalisé par des archivistes des archives départementales (catégorie B ou C) spécialisés dans le classement de la série W. Les Archives départementales du Calvados peut aussi avoir recours à des prestations extérieurs, faisant intervenir des archivistes salariés par des entreprises privées. La saisi des données se fait sur Exel mais le service des Archives départementales à le projet de faire la saisi sur le logiciel MNESYS. Lorsqu'un fonds est acheminé en magasin d'accroissement cela signifie qu'il est en attente de traitement (tri, classement), il garde sa cote provisoire avant d'être intégré au magasin dans lequel il sera définitivement conservé.

Pour l'inventaire de la série W, les bordereaux ont souvent fonction d'inventaire des archives et sont mis à disposition en salle de lecture. Cependant, il semble que à Caen peu soient disponible dans la mesure où ces bordereaux ne sont pas conformes aux normes de conservation de l'anonymat. Le service des archives contemporaines projette de faire ces modifications en ne conservant que les trois premières lettres des noms cités. Un projet sera aussi mis en place dans les prochains mois afin de réaliser un instrument de recherches pour l'ensemble de la collection des archives de la série W (ce que les archivistes nomme une «refonte»).

1 Cf: cadre d'action réglementaire: circulaire du ministère de l’Intérieur du 1^er avril 2011 (NOR/MCCC1106465C), portant sur la fonction archives.