A
chaque arrivée d'une nouvelle direction d'un service d'archives,
l'ensemble du personnel doit procéder au récolement général des
fonds d'archives conservées dans les magasins des bâtiments. Cette
norme coïncide aussi avec le projet de renverser l'ensemble des
bases de données sur un nouveau logiciel se substituant à la fois
aux logiciels Exel et GAIA :
MNESYS. MNESYS propose
l'avantage de conjuguer plusieurs interfaces répondant aux cinq
missions que se sont fixé les Archives du Calvados (les 5 «C») :
•
contrôle
•
collecte
•
classement
•
conservation
•
communication
Le
récolement a lieu une semaine par mois jusqu'à son terme. Le
récolement du total des magasins (deux tours de 9 étages avec 2 à
3 magasins par étages) s'étale sur plusieurs mois. A. Muttoni,
chargée de l'organisation du récolement, estime qu'à la fin du
mois de juin 2014, l'intégral du service aura été récolé. Ce
récolement permet dans un premier de temps de faire l'état des
lieux du service à l'arrivée de la nouvelle direction puis
permettra de faire le basculement des données des fonds sur le
nouveau logiciel MNESYS.
Le projet pour la mise en place du nouveau logiciel
aura coûté en tout plus de 4 millions d'euros aux département du
Calvados.
La
première semaine de mon stage j'ai participé au récolement. Les
équipes était par binôme, ce qui m'a permis de m'entretenir avec
les archivistes et de leur poser des questions notamment sur leur
travail et sur leur parcours universitaire. Il fallait une personne
pour lire les cotes et les dicter à une autre qui les notait sur le
logiciel Exel. Le tableau Exel indiquait dans une première case le
bâtiment (A ou B) l'étage ; dans une deuxième, le magasin ;
dans une troisième la salle ; dans une quatrième l'épi ;
dans une cinquième la travée ; dans une sixième la tablette
puis dans une septième la cote. Pour les cotes le tiret «-»
indique que les cotes se suivent. Le point virgule «;» indique la
discontinuité des cotes.
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